PIANC Deutschland

PIANC

Sektion Deutschland

Datenschutzordnung PIANC Sektion Deutschland

Präambel

Die Bundesanstalt für Wasserbau (BAW) verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten von Mitgliedern von PIANC Deutschland (im Rahmen der Verwaltung der Deutschen Sektion, der Organisation des Verbandsbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Internetauftritts von PIANC D, sowie im Rahmen einer Mitgliedschaft, zu gewährleisten, gibt sich PIANC D die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

PIANC D sowie die BAW verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmenden am Verbandsbetrieb und Mitarbeitenden von PIANC D sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen (nur von PIANC D). Darüber hinaus werden personenbezogene Daten ggf. im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verband, die personenbezogene Daten verarbeiten, in der jeweils gültigen Fassung zu beachten.

§ 2 Zugriff auf das Internetangebot

Beim Besuch unserer Webseite zu Informationszwecken speichern unsere in Deutschland liegenden Server nur die personenbeziehbaren Daten, die ihr Browser an unsere Server übermittelt. In der Protokolldatei werden folgende Daten maximal 30 Tage gespeichert:


Die gespeicherten Daten werden nur zur Optimierung des Internetangebotes ausgewertet.

§ 3 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

§ 4 Datenlöschung und Speicherdauer

  1. Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils an, wie lange die Daten bei uns gespeichert und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfallen. Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur auf unseren Servern in Deutschland, vorbehaltlich einer ggf. erfolgenden Weitergabe nach den Regelungen in dieser Datenordnung.

  2. Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, vorgesehen ist. Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

§ 5 Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

§ 6 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Die BAW verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

  2. Im Rahmen der Verwaltung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die BAW insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Titel, Tätigkeit, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum bei Jungmitgliedern, Datum des Beitritts, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen, Internetauftritt, ggf. Funktion im Verband.

  3. Im Rahmen der Verwaltung der Zugehörigkeit zu PIANC international werden personenbezogene Daten der Mitglieder an PIANC international in Brüssel (General Secretariat, Boulevard Roi Albert II, 20 - B. 3, B-1000 Brüssel, Belgien) und damit im Geltungsbereich der DSGVO weitergeleitet.

  4. Ansonsten geben wir Ihre Daten nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte weiter. Soweit wir gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sind, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln.

  5. Für den fachlichen Austausch werden regelmäßig Mitgliederverzeichnisse für die deutsche PIANC-Sektion erstellt mit (Namen, Institution und E-Mail-Adresse). In diese Form der Datenverarbeitung muss das Mitglied einwilligen. Die Einwilligung erfolgt über den Mitgliedsantrag und kann jederzeit widerrufen werden, Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Der Widerruf kann in Textform, z.B. per E-Mail an datenschutz@baw.de erfolgen. Die Mitgliederverzeichnisse sind im Login-Bereich des Portals https://izw-dialog.wsv.de/ im Bereich PIANC Sektion Deutschland sichtbar. Login-Berechtigt sind ausschließlich Mitglieder der Deutschen PIANC Sektion.

§ 7 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos erfolgt ausschließlich mit Einwilligung der abgebildeten Personen.

  2. Auf der Internetseite von PIANC D werden die Daten der deutschen Vertreter in den PIANC Gremien und den Working Groups mit Vornamen, Nachnamen und Institution veröffentlicht. Auf Wunsch wird auf die Veröffentlichung des vollständigen Namens verzichtet.

§ 8 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist die Bundesanstalt für Wasserbau (BAW). Sie stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden und ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

Kontaktdaten des Verantwortlichen: (Peter Weinmann, Kußmaulstr. 17, 76187 Karlsruhe, Tel.: 0721/9726-3030, E-Mail: peter.weinmann@baw.de).

§ 9 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vertretern im Verband (z. B. PIANC Gremien und den Working Groups) nur insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.

  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen (Ausnahme siehe §9 Abs.3) an andere Verbandsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmenden von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

  3. Für die Mitglieder von PIANC D wird auf dem Austauschportal IZW-Dialog (https://izw-dialog.wsv.de/) eine Mitgliederliste mit Namen, E-Mail-Adresse und Institution derjenigen Mitglieder bereitgestellt, die in die Aufnahme auf diese Liste eingewilligt haben.

§ 10 Auskunftsrecht, Berichtigung, Löschung

Sie haben jederzeit das Recht auf

hinsichtlich der bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Speicherung.

Sie können sich mit Fragen und Beschwerden an den Verantwortlichen nach § 8 wenden.

§ 11 Kommunikation per E-Mail und per Newsletter

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet PIANC D einen eigenen E-Mail-Account ein, der ausschließlich im Rahmen der internen Kommunikation genutzt werden darf.

  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

  3. Die Information an die Mitglieder werden überwiegend per Newsletter oder auch über IZW-Dialog weitergegeben. Hierzu werden die E-Mailadressen im IZW-Portal auf besonders geschützten Servern in Deutschland der BAW gespeichert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen besonders befugten Personen möglich, die mit der technischen oder redaktionellen Betreuung der Server befasst sind. Auf Wunsch kann auf die Weitergabe dieser Daten verzichtet werden. Allerdings kann dann der Newsletter nicht zugestellt werden und es kann kein Account in der Austausch-Plattform IZW-Dialog für das kollaborative Arbeiten eingerichtet werden.

§ 12 Einsatz von Cookies

  1. Bei einem Besuch unserer Website werden Informationen in Form eines Cookies auf Ihrem Rechner abgelegt. Cookies helfen unter vielen Aspekten, Ihren Besuch auf unserer Webseite einfacher, angenehmer und sinnvoller zu gestalten. Cookies sind Textdateien, die Ihr Webbrowser automatisch auf der Festplatte Ihres Computers speichert, wenn Sie unsere Internetseite besuchen.

  2. Sie können Ihren Browser jederzeit mittels entsprechender Einstellung so konfigurieren, dass keine nicht technisch zwingend notwendige Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden und dadurch der Setzung von solchen nicht technisch notwendigen Cookies widersprechen. Zudem können Sie bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme löschen. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Sofern Sie die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser deaktivieren, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite nutzbar.

§ 13 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter/innen von PIANC D, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Chefdelegierter, Geschäftsführung, Assistenz der Geschäftsführung), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten schriftlich zu verpflichten.

§ 14 Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter der BAW:

Sigfrid Knapp
Telefon: +49 (0) 721 9726-4550
E-Mail: datenschutz@baw.de

§ 15 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Die BAW unterhält für PIANC D einen Internetauftritt.

  2. Die BAW unterhält eine Austauschplattform IZW-Dialog, in der, nach erfolgter Einwilligung des PIANC D-Mitglieds, ein personalisierter Account eingerichtet wird.

  3. Im Login-Bereich der Austauschplattform IZW-Dialog wird eine Mitgliederliste der Deutschen PIANC-Mitglieder bereitgestellt. Diese Liste enthält die folgenden Daten: Vorname, Nachname, Titel, Tätigkeit, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail-Adressen. Auf Wunsch kann auf die Weitergabe dieser Daten verzichtet werden.

  4. Die BAW ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 16 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben einschließlich dieser Ordnung

  1. Alle Mitarbeitenden von PIANC D dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden.

§ 17 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage von PIANC D in Kraft.